Фото: Shutterstock
Задачи
В денежном выражении в 2024 году российский рынок делового туризма вырос на 27% и достиг рекордной отметки 1,05 трлн руб., следует из данных Союза агентств делового туризма (САД). Количество командировок увеличилось на 15%, до 23 млн поездок, при этом по сравнению с прошлым годом представители бизнеса стали в полтора раза чаще (на 49%) путешествовать за рубеж и на 5,6% — по России. Доля командировок по России в целом составляет 86% от всех поездок. Основной объем командировок в 2024 году, по данным аналитиков, пришелся на IT- и телеком-компании, второе место занимают нефтегазовый сектор и энергетика.
По прогнозам САД, в 2025 году рост российского рынка бизнес-тревел составит не менее 15%. Растет потребность российского бизнеса в поиске новых партнеров, логистических цепочек и заключении новых контрактов, отмечает исполнительный директор союза Павел Васин.
Увеличиваются и расходы на деловые поездки. В 2024 году, по данным Российского союза туриндустрий, средняя цена авиабилетов в России выросла почти на 23% — до 16,1 тыс. руб., а стоимость ночи в гостинице — на 19,8%, до 8,4 тыс. руб.
На фоне роста цен бизнес ищет возможности для оптимизации затрат на поездки, отмечает исполнительный директор сервиса для организации деловых поездок Trivio Татьяна Леньшина. В частности, по ее словам, растет спрос на автоматизированные системы организации бизнес-поездок.
За последние два года на рынке появились новые продукты для организации командировок, созданные как на базе онлайн-тревел агентств (ОТА), так и в рамках крупных экосистем и банков, говорит Татьяна Леньшина. По ее данным, сегодня более 70% процессов в сфере деловых поездок осуществляется онлайн, а у некоторых компаний этот показатель достигает 95%.
Мотивация и предпосылки
Согласно результатам исследования ожиданий бизнес-туристов, которое в конце 2024 года провели международная компания Amadeus и исследовательская компания Mercury Analytics, 58% деловых путешественников отметили важность развития систем для самостоятельного бронирования услуг, 54% — автоматического трекинга поездок и расходов, 50% — технологий для цифровой и биометрической идентификации, а 49% — удобного доступа к информации о поездках с мобильного телефона.
Большое значение оптимизация в сфере деловых поездок имеет для крупного бизнеса, говорят эксперты. Например, в организациях группы ЛУКОЙЛ занято более 100 тыс. человек, которые ежемесячно совершают около 3 тыс. деловых поездок как по России, так и за рубеж. Еще в 2023 году каждый работник группы сам заказывал билеты и отели, в бумажном виде инициировал заявку на командировку с последующим изданием соответствующего приказа и оформлял отчет, рассказали в компании. Кроме того, им приходилось сохранять чеки из такси, гостиниц и посадочные талоны в самолеты — все эти документы традиционно были необходимы для отчетности и нуждались в хранении.
Сложная система оформления документов не только может приводить к лишним расходам, но и демотивирует сотрудников, показывают социсследования. Так, согласно результатам опроса компании BCD Travel, 63% сотрудников компаний, часто ездящих в командировки, тяготит количество времени, которое приходится тратить на составление отчетов о расходах, 54% считают препятствием сбор бумажных квитанций и отчетных документов.
Оформление большого числа поездок — нагрузка и для бухгалтерии, отмечают аналитики. По данным опроса, проведенного компаний «Яндекс», 70% компаний сталкиваются с ошибками в командировочных документах, 90% своего рабочего времени бухгалтерия тратит на отчетность, в итоге до 35% бюджета расходуется неэффективно из-за устаревших процессов. Как пояснили в ЛУКОЙЛЕ, «вручную» полноценно контролировать уровень расходов сотрудников и соблюдение корпоративной политики по организации поездок (класс перелетов, уровень отелей и такси для сотрудников различных уровней) непросто, бухгалтерия и кадровая служба были вынуждены тратить много времени и сил на оформление и учет деловых поездок.
Решение
В начале 2024 года ЛУКОЙЛ начал внедрять сервис организации командировок Trivio в свои существующие бизнес-процессы. Особенность проекта заключалась в интеграции платформы деловых поездок с КЭДО VK HR Tek от российского разработчика корпоративного ПО — VK Tech. Сервис автоматизирует повседневные задачи сотрудников и руководителей во взаимодействии с службой HR — оформление документов, запросы и согласования. Российская компания Trivio предложила решение в сфере делового туризма, интегрированное во внутренние сервисы заказчика, в том числе бухгалтерские и кадровые, имея опыт работы с компаниями, число которых превышает 6 тыс.
Интеграция двух сервисов позволила перевести ЛУКОЙЛу в онлайн все процессы, связанные с оформлением и согласованием командировок, а также подписанием отчетных документов. В КЭДО появился специальный раздел «Командировки», где сотрудник формирует заявку — указывает цель поездки, даты и пункты назначения. Далее в системе можно отслеживать ее статус и согласование с руководителем, отмечают в VK Tech.
По итогам согласованной заявки в Trivio автоматически создается новая командировка c учетом направлений и дат поездки, рассчитанными суточными, куда сотрудник попадает с помощью бесшовного перехода. Он за две минуты подбирает в Trivio необходимые билеты, отели и другие услуги на даты командировки с географическими ограничениями, указанными в заявке. Сервис учитывает и корпоративную политику, предлагая билеты и отели того уровня, который доступен конкретному сотруднику в зависимости от его должности, отмечают в ЛУКОЙЛе. Кроме билетов и проживания в системе можно оформить VIP-залы в аэропортах, визовое сопровождение, страхование, такси и другие услуги. После командировки Trivio автоматически формирует авансовый отчет, куда сотрудник может добавить понесенные расходы за собственный счет, например отсканировав чеки с помощью мобильного приложения, и отправить его на согласование ответственным сотрудникам с дальнейшим подписанием в КЭДО.
Наличие единого решения для деловых поездок позволило существенно сэкономить бюджетные средства, в том числе за счет специальных тарифов и корпоративных скидок, предоставляемых авиакомпаниями и гостиницами, говорят в компании.
Практически вся необходимая для отчетности информация собирается автоматически, говорит Татьяна Леньшина: «Информацию о факте совершенного перелета мы получаем напрямую от авиакомпании, на основе чего передаем клиентам справку о совершенном перелете, так что нет никакой необходимости сохранять посадочные талоны».
Trivio интегрирован с кадровой и бухгалтерской системами компании, что позволяет в значительной степени автоматизировать процессы учета деловых поездок, выплаты суточных и передачи всех необходимых отчетных документов, объясняет Татьяна Леньшина. Централизованное оформление отелей и билетов, по ее словам, позволяет получать доступные корпоративные скидки. Все оформленные услуги для командировки оплачиваются по безналичному расчету компанией, а не лично сотрудником, что позволяет максимально упростить процессы учета командировок. Внедрение проекта прошло абсолютно незаметно благодаря бесшовной интеграции с существующими системами ЛУКОЙЛа и предложенными решениями Trivio и VK HR Tek. При этом все операции проводятся в системе, которая, по данным комплексного анализа компанией «Позитив технолоджиз», соответствует современным требованиям безопасности.
Реализация и результат
В ЛУКОЙЛе отмечают, что внедрение сервиса командировок значительно сократило нагрузку на профильные службы компании и снизило время на оформление командировки для сотрудников с двух–трех рабочих дней до 15–20 минут. Компания начала получать эффект от внедрения и масштабирования проекта, в том числе сокращение затрат на командировки, уже в первый год использования решения.
Внедрение сервиса позволило собрать аналитику, с помощью которой удается уменьшать затраты на поездки, например заключая соглашения о специальных условиях с авиакомпаниями и отелями, представленными в городах, куда чаще всего путешествуют представители ЛУКОЙЛа. Подписаны договоры о сотрудничестве более чем с 170 отелями с предоставлением скидок до 40%, а также основными российскими и зарубежными авиакомпаниями с предоставлением корпоративных скидок. При командировании, например, в Когалым, Калининград, Астрахань или Басру, Мехико сотрудник получает полное сопровождение на всем пути, с бронированием билетов и отелей по специальным для ЛУКОЙЛа ценам.
Кроме того, работники компании могут купить через сервис командировок билеты и забронировать отели для частных поездок на специальных условиях. «Эти поездки не видны работодателю, но решение позволяет сотрудникам дешевле организовать свои личные поездки, что также способствует росту престижа работодателя и повышает лояльность сотрудников. Данным сервисом в личных целях уже воспользовалось более тысячи человек», — рассказывает Татьяна Леньшина.
Планы и перспективы
На начало октября текущего года ЛУКОЙЛу развернул сервис командировок более чем в 50 организациях, охватив все свои предприятия в России, с подключением каждого работника. На сегодняшний день им воспользовалось уже более 5 тыс. человек, заказав при этом более 20 тыс. услуг, поделились в компании. Здесь рассчитывают, что сервис станет частью корпоративной культуры всей группы и будет и дальше способствовать снижению расходов на бизнес-путешествия и одновременно росту лояльности сотрудников. «Аналитика, получаемая нами из сервиса, открывает возможности для снижения расходов без потери уровня комфорта», — отметили в ЛУКОЙЛе.
Trivio планирует расширять сотрудничество с платформой VK HR Tek, предлагая решение для автоматизации командировок и другим крупным корпоративным клиентам, которые заинтересованы в подобных интеграциях.
Запрос на автоматизацию кадровых процессов растет. Как показало исследование системы для рекрутинга Talantix, в 2025 году каждый десятый бизнес намерен технологически усовершенствовать работу с персоналом за счет автоматизации и нейросетей, чтобы минимизировать влияние внешних факторов и дефицита кадров. Среди отраслей, где наиболее востребована автоматизация персонала, IТ-сектор (13% намерены заняться цифровизацией в 2025 году), строительство (12%), логистические компании и сфера услуг (по 11%).
По данным САД, в 2024 году 70% деловых поездок уже были оформлены через онлайн-системы. В ближайшем будущем в условиях растущего рынка делового туризма применение цифровых решений в сфере командировок станет неотъемлемой частью бизнес-процессов работодателей, направленных на повышение операционной эффективности и сокращение затрат, отмечают в организации.
